Folgende Eingangsrechnungsformate können im Invoice Portal verarbeitet werden:

• PDF

• ZUGFeRD

Rechnungen, die bei Ihnen in Papierform eingehen, müssen für eine Bearbeitung im Invoice Portal eingescannt werden. Das Ausgabeformat PDF muss über eine optische Texterkennung (OCR) vorverarbeitet werden. Diese OCR-Erkennung ist notwendig, um die Rechnungsdaten im Invoice Portal anzeigen und bearbeiten zu können.

Das ZUGFeRD-Format bettet maschinenlesbares XML in ein menschenlesbares PDF ein, ZUGFeRD ermöglicht daher eine direkte Auswertung der Rechnungsdaten, da diese bereits in strukturierter Form als eingebettete XML-Datei vorliegen. ZUGFeRD-Rechnungen werden für die Rechnungsverarbeitung auf Basis der vorliegenden Rechnungsdaten in eine für den Menschen lesbare Form visualisiert und in die Datenstruktur des Invoice Portal umgewandelt.

Die von den Lieferanten bei Ihnen eingehenden oder von Ihnen eingescannten Rechnungen können per E-Mail an das Invoice Portal weitergeleitet werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

• es muss pro Organisationseinheit eine eindeutige SEEBURGER-E-Mail-Adresse für die eingehenden Rechnungen eingerichtet werden,

• pro E-Mail darf nur 1 Rechnung versendet werden,

• die Rechnungen müssen nicht zusätzlich in Papierform gesendet werden,

• die Rechnungen dürfen ausschließlich in den Formaten PDF oder ZUGFeRD übermittelt werden,

• es darf keine Verschlüsselungssoftware oder eine ähnliche Technik eingesetzt werden, die die Lesbarkeit des Rechnungsinhalts beeinträchtigt,

• in der PDF-Datei dürfen außer der Rechnung keine weiteren Dokumente enthalten sein (wie z.B. Lieferscheine),

• die PDF-Datei muss in der E-Mail als Anhang eingefügt sein, und nicht als eingebettetes Element,

• Rechnungen mit abweichender Empfängeradresse werden nicht automatisch verarbeitet, sondern erfordern eine manuelle Zuweisung des Buchungskreises im Invoice Portal,

• die PDF-Datei sollte direkt aus dem ERP-/FiBu-System generiert werden und textbasiert sein,

• der Dateiname der Rechnung muss mit „Rechnung“ oder „Invoice“ beginnen,

• zusätzliche Anhänge (die maximale Anzahl beträgt 15 inkl. Rechnung) müssen gesammelt in einer separaten PDF-Datei übermittelt werden, deren Dateiname mit „Anhang“ oder „Attachment“ beginnt,

• weitere Anhänge sind nicht zulässig,

• E-Mails mit anderem Inhalt als Rechnungen (z.B. Auftragsbestätigungen) dürfen nicht versendet werden, weil sie ansonsten ggf. fälschlicherweise von der OCR-Erkennung eingelesen und im Invoice Portal als Rechnung angezeigt werden.