Der Prozessablauf für eine Rechnung mit Bestellbezug besteht aus folgenden Schritten:
Rechnungsimport
OCR-Texterkennung bei gescannten oder als PDF empfangenen Rechnungen
Validierung
Rechnungsnachbearbeitung
Freigabeworkflow
Belegübergabe an ERP- und Archivsystem
Eine bestellbezogene Rechnung wird dadurch gekennzeichnet, dass sie über eine Bestellreferenz verfügt. Diese wird im Fall von gescannten Rechnungen im Rahmen der OCR-Erkennung gesetzt, wenn eine Bestellnummer oder eine Bestellpositionsnummer auf dem Beleg gefunden wird. Sollte kein Bestellbezug von der OCR-Erkennung gefunden werden (z.B. wenn keine Bestellnummer auf der Rechnung steht), kann dieser manuell im Rahmen der Nachbearbeitung hinzugefügt werden. Dies ist auch bei elektronischen Rechnungsformaten, wie z.B. ZUGFeRD möglich.
Durch das Einstellen des Bestellbezugs auf Ja werden in der Detailansicht der Rechnung bestellbezogene Positionen in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle dient dem Abgleich der Rechnungsposition gegen Bestell- und Wareneingangsdaten.
Für bestellbezogene Rechnungen werden zusätzliche Prüfungen für den Abgleich gegen Bestell- und Wareneingangsdaten ausgeführt. Diese Prüfungen werden beim Rechnungsimport, während der Nachbearbeitung und bei der Belegübergabe an das ERP-System ausgeführt. Die Prüfungen können kundenindividuell konfiguriert werden.
Wird eine bestellbezogene Rechnung nach erfolgreichem Bestehen aller Prüfungen direkt in das ERP-System übergeben, so handelt es sich um eine Dunkelbuchung bzw. eine automatisierte Buchung. Hierbei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten, den Kreditorstammdaten und den Wareneingangsdaten übereinstimmen. Bei Dunkelbuchungen kann eine stichprobenartige Kontrolle stattfinden, die Sie unter Einstellungen > Prozesseinstellungen im Tab Prozessablauf des jeweiligen Rechnungsprozesses konfigurieren können. Sie können dazu im Feld Manuelle Verarbeitung den Wert angeben, mit dem eine Rechnung stichprobenartig manuell verarbeitet werden soll. Für die Wahrscheinlichkeit gilt die Gleichung 1:(x+1). Der Wert 5 gibt beispielsweise an, dass eine Rechnung mit einer Wahrscheinlichkeit von 1:6 manuell verarbeitet wird. Dabei wird die betreffende Rechnung einem Rechnungsbearbeiter zur Überprüfung zugewiesen.
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