Die Prüfungen, die bei der Rechnungsbearbeitung herangezogen werden sollen, werden im Menüpunkt Einstellungen > Rechnungsprüfungen pro Buchungskreis festgelegt. Hier wird definiert, ob Fehler oder Warnungen bei der Bearbeitung einer Rechnung angezeigt werden, und wann dies der Fall sein soll. Die Rechnungsprüfungen werden beim Rechnungseingang, während und nach der Rechnungsbearbeitung und beim Rechnungsausgang bzw. vor der ERP-Übergabe ausgeführt.
Beispiel: Es sind nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile auf der Rechnung vorhanden. Bei fehlendem Bestandteil erhält der Rechnungsbearbeiter einen Warnhinweis, den er prüfen muss, um die Rechnung weiter bearbeiten zu können. Bei groben Verletzungen nach § 14 UStG können statt Warnungen auch Fehler konfiguriert werden, dabei muss der Rechnungsbearbeiter die Rechnung beim Lieferanten ablehnen.
Durch die Vorgabe von Pflichtfeldern und der Prüfung, ob diese ausgefüllt worden sind, wird sichergestellt, dass alle Bestandteile einer Rechnung vorhanden sind. Dabei können bestimmte Toleranzwerte für Betrags- und Mengenfelder eingestellt werden, um beispielsweise Rundungsfehler zu vermeiden.
Initial wird eine Standardkonfiguration der Rechnungsprüfungen ausgeliefert, die von Ihnen erweitert/angepasst werden kann. Hierbei ist zu unterscheiden, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug handelt.
Es können folgende Prüfungen konfiguriert werden:
Prüfungen zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Prüfungen bestimmter Eigenschaften der Rechnungen im Allgemeinen
Prüfungen können vorausgesetzte und/oder abhängige Prüfungen haben.
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