In der App Administration werden dem jeweiligen Benutzer im ersten Schritt beim Zuweisen des Services Zugriffsrechte vergeben. Ein Benutzer kann mehrere Zugriffsrechte gleichzeitig besitzen. Die Zugriffsrechte entscheiden darüber, welche Menüpunkte der Benutzer im Invoice Portal einsehen und ggf. bearbeiten kann.
Sie können einzelnen Benutzern oder Gruppen dann verschiedene Berechtigungen und Zuständigkeiten für die Nachbearbeitung zuweisen. Diese Einstellungen werden in der App Invoice Portal Administration vorgenommen.
Es können folgende Zugriffsrechte vergeben werden:
Zugriffsrecht |
Erklärung |
Admin für Benutzerverwaltung |
Dient zur Pflege von Benutzern und Gruppen für die Rechnungsbearbeitung. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal Administration:
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Admin für Stammdatenverwaltung |
Dient zur Pflege von Stammdaten. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal Administration:
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Admin für globale Einstellungen |
Dient der Konfiguration von unternehmensweiten Einstellungen bezüglich der Rechnungsbearbeitung. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Administrator Systemanbindung |
Ermöglicht dem Anwender den Zugriff auf folgende Punkte und Unterpunkte in der App B2B Directory:
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Benutzer für Monitoring |
Hat eine überwachende Funktion und bietet Einsicht in alle Rechnungen des Unternehmens. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Benutzer für Statistiken |
Erhält Einsicht in alle Statistiken des Unternehmens. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Einfacher Rechnungsbearbeiter |
Berechtigt den Benutzer, Rechnungen zu bearbeiten. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Einfacher Rechnungsbearbeiter für Unternehmensgruppe |
Berechtigt den Benutzer, Rechnungen aus anderen Organisationen der gleichen Unternehmensgruppe zu bearbeiten. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Erweiterter Rechnungsbearbeiter |
Ist eine Erweiterung des Zugriffsrechts „Einfacher Rechnungsbearbeiter“ und erlaubt neben der Rechnungsbearbeitung die Einstellung von Buchungsperioden und das Anlegen von Ablehnungsvorlagen. Dieser Benutzer hat Zugriff auf folgende Bereiche der App Invoice Portal:
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Je nach Art der Zugriffsrechte können dem Benutzer/der Gruppe im zweiten Schritt in der App Invoice Portal Administration verschiedene Berechtigungen und Zuständigkeiten zugewiesen werden. Diese dienen dazu, bei der automatischen Benutzerfindung oder der manuellen Weiterleitung von Rechnungen Benutzer und Gruppen priorisiert auswählen oder auflisten zu können. Zuständigkeiten bevorzugen dabei Benutzer und Gruppen gegenüber Benutzern und Gruppen, die lediglich berechtigt sind. Sie können für einen Benutzer nur dann Zuständigkeiten festlegen, wenn Sie diesem Benutzer zuvor Berechtigungen zugewiesen haben.
Berechtigungen/Zuständigkeiten können auf die folgenden Kriterien beschränkt sein:
Rechnungsprozess
Buchungskreis
Lieferantenname
Lieferanten-Nr.
Postleitzahl
Bestellbezug
Betrag (brutto)
Freigabeebene
Für die Zuweisung von Berechtigungen und Zuständigkeiten bietet das Invoice Portal zwei Optionen an, je nachdem, welches Ziel Sie dabei verfolgen:
Initiale Einrichtung des Invoice Portals - über den Menüpunkt Benutzerverwaltung > Rollen
Zuweisung eines Benutzers/einer Gruppe im laufenden Betrieb des Invoice Portals - über den Menüpunkt Benutzerverwaltung > Benutzer
Der Menüpunkt Benutzerverwaltung > Rollen ist in zwei Bereiche unterteilt: Nachbearbeitung und Freigabe, und zeigt eine Übersicht der Benutzer/Gruppen an, die diesen Rollen bereits zugewiesen worden sind. Zusätzlich können Sie sich hier eine vorgefilterte Liste der Benutzer/Gruppen anzeigen lassen, die noch zu diesen Rollen zugewiesen werden können. Dadurch erhalten Sie einen schnelleren Überblick und müssen nicht erst in den Einstellungen des jeweiligen Benutzers nachsehen. Der Menüpunkt Rollen bildet somit die Sicht der Rolle ab, nicht die Sicht des einzelnen Benutzers/der einzelnen Gruppe.
Weitere Informationen finden Sie hier:
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