Grund­lagen

Einführung

Prozessablauf im Invoice Portal

Prozessablauf im Invoice Portal

Der Rechnungsverarbeitungsprozess im Invoice Portal läuft folgendermaßen ab:

Eine Rechnung kann als PDF-Dokument oder als ZUGFeRD-Dokument an das Invoice Portal übergeben werden. Hierzu kann über SEEBURGER ein Hotfolder (ein überwachter Ordner für den Datenaustausch zwischen Ihnen und SEEBURGER) eingerichtet werden, der in regelmäßigen Zeitabständen Rechnungsdokumente abholt und einen Rechnungsverarbeitungsprozess im Invoice Portal initiiert. Als Alternative zum Hotfolder können Sie über ein eingerichtetes Kundenpostfach (E-Mail-Postfach für Rechnungen, wie z.B. invoice@ihre-firma.de) in der SEEBURGER Cloud Rechnungen an das Invoice Portal verschicken.

Nach dem Empfang eines gescannten Rechnungsdokuments beginnt der Prozess der Rechnungsverarbeitung mit der OCR-Erkennung. Die OCR-Erkennung extrahiert Rechnungsdaten aus dem Rechnungsbild und konvertiert diese in ein elektronisch verarbeitbares Format. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist aufgrund ihrer eingebetteten XML-Struktur keine Extraktion der PDF-Datei durch die OCR-Erkennung notwendig.

Der Bearbeitungsprozess einer Rechnung beginnt immer bei der Nachbearbeitung. Dort werden die Rechnungsdaten vervollständigt und geprüft.

Die erfassten Rechnungsdaten werden anschließend entsprechend kundenspezifisch eingestellter Prüfungsregeln validiert. Diese Prüfungsregeln können auch Prüfungen nach rechtlichen Erfordernissen, wie z.B. §14 UStG, enthalten. Rechnungen mit Bestellbezug und ohne Validierungsfehler können unmittelbar an das angebundene Buchungssystem und Archiv weitergeleitet werden (Dunkelbuchung). Bei Rechnungen ohne Bestellbezug oder mit Validierungsfehlern ist eine manuelle Verarbeitung der Rechnung im Rahmen des Freigabeworkflows erforderlich.

Die Kontierung der Rechnung kann je nach Rechnungsprozess durch die Nachbearbeitung und/oder durch die Freigeber erfolgen. Abhängig von den festgelegten Freigabestufen können Rechnungen während der Freigabe durch mehrere Zwischenfreigeber oder einen Gesamtfreigeber freigegeben werden. Nach der letzten Freigabe findet die Übergabe der Rechnung an das ERP-System statt und die Rechnung wird samt Dokumentation des gesamten Freigabeworkflows an das Archiv übergeben. Der Bearbeitungsprozess kann jederzeit durch Löschen, Ablehnen oder das Verweigern einer Freigabe beendet oder unterbrochen werden.

Die Prozesseinstellungen, die Sie im Invoice Portal unter Einstellungen > Prozesseinstellungen finden, definieren den Bearbeitungsprozess einer Rechnung. Es ist möglich, eine Vielzahl an Rechnungsprozessen zu definieren, um beispielsweise lieferantenindividuelle Prozesse abzubilden. Über die Rangfolge legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Prozesse ausgeführt werden, wenn für eine Rechnung mehrere Prozesse zutreffen. Mithilfe einer Vielzahl von Feld- und Prüfungsbedingungen können Sie festlegen, welcher Prozess für welche Rechnung ausgeführt wird.

Folgende Kriterien können Sie im Prozessablauf festlegen:

Einstellung

Erklärung

Bearbeitungsreihenfolge

Für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug ist jeweils die Reihenfolge der Prozessschritte definierbar.

Folgende Konstellationen sind zulässig:

  • Nachbearbeitung

  • Nachbearbeitung > Freigabe

Freigabeebene

Bei Verwendung eines Freigabeworkflows können maximal 5 Freigabeebenen festgelegt werden.

ERP-Rechnungsübergabe

Hier kann die zuständige Rolle (Nachbearbeitung oder Freigabe) für die Übergabe einer Rechnung an das ERP-System festgelegt werden.

Zusätzlich kann festgelegt werden:

  • ob die bisherige(n) Freigabe(n) verworfen werden soll(en), wenn ein Rechnungsbearbeiter nach einer Freigabe Rechnungsdaten verändert

  • ob der letzte Freigeber die Berechtigung erhalten soll, einen Benutzer/eine Benutzergruppe der Rolle Nachbearbeitung für die ERP-Übergabe auszuwählen

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung (Dunkelbuchung) aktiviert werden. Zusätzlich sind Stichproben für die manuelle Verarbeitung einzelner Rechnungen einstellbar.

Information: Mit der Funktion Rangfolge: Nach oben/Rangfolge: Nach unten legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Prozesse ausgeführt werden, wenn für eine Rechnung mehrere Prozesse zutreffen.

Weitere Informationen finden Sie hier:

> Prozessablauf für Rechnungen mit Bestellbezug