Für die Archivierung von Rechnungen können Sie ein entsprechendes Add-on buchen. Die Rechnungen können dabei entweder zum Herunterladen auf einem SFTP-Server (Archivdatenbereitstellung) oder über SEEBURGER im Online-Archiv „docuvita“ abgelegt werden. Dies gilt ebenfalls für Rechnungen, die über Peppol versendet wurden.
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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Rechnungsdokumente auf dem SFTP-Server nur maximal 4 Tage zum Herunterladen verfügbar sind und danach gelöscht werden. Die Rechnungsdokumente im Online-Archiv „docuvita“ stehen 10 Jahre zur Verfügung. |
Nach erfolgreicher Archivierung können die Rechnungsdokumente archivierter Rechnungen 90 Tage lang in der Tabelle im Rechnungsausgang und Monitoring eingesehen und heruntergeladen werden. Nach Ablauf der 90 Tage sind mit dem Tabelleneintrag keine Aktionen mehr möglich.
Insgesamt steht ein Tabelleneintrag zu einer Rechnung 396 Tage nach deren Eingang im Invoice Delivery Service zur Verfügung.
Welches Add-on ein Unternehmen gebucht hat, können Administratoren in der App Administration im Menüpunkt Cloud-Konto > Services einsehen. Öffnen Sie hier den Invoice Delivery Service mit einem Doppelklick und prüfen Sie das Add-on im Tab Verfügbare Add-ons. Das entsprechende Archiv ist mit einem Haken gekennzeichnet.
Das jeweilige Archiv kann durch den Administrator in den Einstellungen teilautomatisiert angebunden werden.
Die automatische nächtliche Archivierung erfasst alle Rechnungen, die im Laufe des Tages erfolgreich versendet wurden. Abhängig von der Art der Rechnung bzw. dem aktuellen Prozessschritt, wird die Archivierung zu unterschiedlichen Zeitpunkten gestartet:
E-Mail-Rechnung als Downloadlink & Anhang: in der Nacht nach erfolgreichem Versand
E-Mail-Rechnung als Downloadlink, wenn der Empfänger die Rechnung heruntergeladen hat: in der Nacht nach erfolgreichem Versand
E-Mail-Rechnung als Downloadlink, wenn der Empfänger die Rechnung nicht heruntergeladen hat: in der 7. Nacht nach erfolgreichem Versand
Peppol-Rechnung: in der Nacht nach erfolgreichem Versand
Pro Rechnungsvorgang wird eine ZIP-Datei ins Online-Archiv bzw. zum SFTP-Server (Archivdatenbereitstellung) gesendet.
Der Name der ZIP-Datei wird nach dem folgenden Muster festgelegt: IDS_Archive_ZIP_<Rechnungsnummer>.zip. Die ZIP-Datei enthält einen PDF/A3-Container und eine Indexdatei. Im PDF/A3-Container sind die zugehörigen Dokumente eingebettet. Diese sind:
bei XRechnung: IDS_<Rechnungsnummer>_<interne IDS-Nummer>.xml
bei ZUGFeRD: IDS_<Rechnungsnummer>_<interne IDS-Nummer>.pdf
sowie jeweils dazugehörige weitere Dokumente wie z.B. das Verlaufsprotokoll und Eingangsdateien
Beim Rechnungsversand über Peppol wird die Rechnung zusätzlich mit einem Peppol Envelope archiviert. In diesem Fall sind im PDF/A3-Container zwei XRechnungen enthalten, eine mit einem Peppol Envelope (IDS_<Rechnungsnummer>_<interne IDS-Nummer>_PEPPOL.xml) und eine ohne (IDS_<Rechnungsnummer>_<interne IDS-Nummer>.xml).
Weitere Informationen finden Sie hier:
> Rechnungsversand über Peppol
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