Grund­lagen

Rechnungsversand im Invoice Delivery Service

Rechnungsversand im Invoice Delivery Service

Der Invoice Delivery Service ist eine App, mit der Sie automatisiert elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung versenden können. Der Versand kann entweder über E-Mail oder über Peppol erfolgen. Nach Eingang einer Rechnung in den Invoice Delivery Service wird diese in der Standardeinstellung innerhalb kurzer Zeit versendet. Versendete Rechnungen werden bei Buchung eines entsprechenden Add-ons automatisch entweder für die Archivierung in Ihrem kundeneigenen Archiv bereitgestellt oder im SEEBURGER-Online-Archiv für 10 Jahre archiviert. Alle Rechnungen, die Sie versendet haben, werden den Empfängern in der App Invoices angezeigt.

Den Invoice Delivery Service können Sie in der SEEBURGER Cloud nutzen. Dafür müssen Sie in der SEEBURGER Cloud registriert sein. Für eine Registrierung gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Sie registrieren sich selbstständig über https://portal.seeburger.cloud. Als erster Benutzer Ihres Unternehmens werden Sie dabei automatisch zum Administrator Ihres Firmenkontos erklärt. Wenn Sie nicht der erste Benutzer sind, muss Ihre Registrierung vom Administrator bestätigt werden.

    > In der SEEBURGER Cloud registrieren

  • Sie erhalten von Ihrem Administrator eine Einladung für die Registrierung in der SEEBURGER Cloud inkl. eines Registrierungslinks.

    > Über Registrierungslink in der SEEBURGER Cloud registrieren

Neben den allgemeinen Rollen des Administrators und Benutzers in der SEEBURGER Cloud gibt es im Invoice Delivery Service weitere Rollen, die Administratoren Benutzern zuweisen können:

> Rollenmodell und Berechtigungskonzept in der SEEBURGER Cloud

> Rollenkonzept im Invoice Delivery Service

Nach Zusendung der Log-in-Daten für die SEEBURGER Cloud können Sie die App Invoice Delivery Service auf der Startseite öffnen.

Information: Das Zielformat einer Rechnung wird mit der Übergabe der Rechnung an den Invoice Delivery Service im Eingangsformat festgelegt.

Im Rechnungsausgang des Invoice Delivery Services können maximal 5.000 Rechnungen angezeigt werden. Sollte Ihr Rechnungsausgang mehr Rechnungen enthalten, können Sie diese durch Filtern/Sortieren einsehen.

> Filtern, Sortieren und Suchen von Rechnungen

Je nach Prozessstatus einer Rechnung können mit dieser Rechnung verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Sind bestimmte Aktionen in einem Prozessstatus nicht möglich, dann sind auch die entsprechenden Buttons nicht aktiv bzw. ausgegraut.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Invoice Delivery Service auch während der Anbindungsphase an die Seeburger Cloud unter realen Bedingungen im Produktivmodus ausgeführt wird. Somit können beispielsweise bereits versendete Rechnungen nicht manuell gelöscht werden, und alle von Ihnen angegebenen gültigen E-Mail-Adressen werden tatsächlich verwendet. Sie haben aber die Möglichkeit, den Ablauf im Invoice Delivery Service durch den Versand und die Bearbeitung von Testrechnungen zu prüfen. Testrechnungen werden 30 Tage nach Eingang im Invoice Delivery Service automatisch gelöscht.

> Versand von Testrechnungen