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E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen

Für den Rechnungsversand per E-Mail stehen Ihnen im Invoice Delivery Service vier Vorlagen zur Verfügung. Es wird dabei zwischen Vorlagen unterschieden, die an bestehende Kunden der SEEBURGER Cloud versendet werden, und zwischen Vorlagen für Unternehmen, die noch keine Kunden der SEEBURGER Cloud sind. Die letzteren Vorlagen enthalten einen Registrierungslink für die SEEBURGER Cloud. Kunden der SEEBURGER Cloud können eingehende Rechnungen in der App Invoices herunterladen und verwalten.

Hinweis: Welche Vorlage verwendet wird, entscheiden die Angaben zum Rechnungsversand, die Sie in den Eingangsdaten pro Rechnung festlegen. Enthalten die Eingangsdaten keine Angaben, dann werden die Einstellungen übernommen, die Sie im Menüpunkt Einstellungen > Rechnungsversand vorgenommen haben. Es wird dann z.B. beim Rechnungsversand per Link geprüft, ob der Empfänger bereits Kunde der SEEBURGER Cloud ist, und es wird automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage „Neue Rechnung mit Link (Cloud-Benutzer)“ ausgewählt.

> Einstellungen für den E-Mail-Versand vornehmen

Die E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst und beispielsweise mit einem Firmenlogo versehen werden. Sie können aber jederzeit auf den ursprünglich von SEEBURGER vorgegebenen Standardtext zurückgesetzt werden.

    Die folgenden Vorlagen stehen zur Verfügung:

  • Neue Rechnung mit Link (Cloud-Benutzer): enthält einen direkten Link zur Rechnungsdatei

  • Neue Rechnung mit Link & Anhang (Cloud-Benutzer): enthält einen direkten Link zur Rechnungsdatei und die Rechnung als Dateianhang

  • Neue Rechnung mit Link (Cloud-Neukunden): enthält einen direkten Link zur Rechnungsdatei und einen Registrierungslink für die SEEBURGER Cloud

  • Neue Rechnung mit Link & Anhang (Cloud-Neukunden): enthält einen direkten Link zur Rechnungsdatei sowie die Rechnung als Dateianhang und einen Registrierungslink für die SEEBURGER Cloud

Die E-Mail-Vorlagen können in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch hinterlegt und im E-Mail-Editor bearbeitet werden. Diese drei Sprachen können jeweils hinzugefügt oder entfernt werden. Eine dieser Sprachen kann als Standard festgelegt werden, d.h. die Vorlage in dieser Sprache wird Ihnen immer beim Öffnen des E-Mail-Editors angezeigt.

Hinweis: Die Sprache der E-Mail-Texte wird im Eingangsformat festgelegt. Wird in den Eingangsdaten keine Sprache vorgegeben, dann wird standardmäßig die englischsprachige E-Mail-Vorlage verwendet.

Mithilfe von Variablen, wie z.B. der Rechnungsnummer, können E-Mail-Vorlagen allgemeingültig für alle Empfänger verfasst werden. Die Variablen werden beim Versand automatisch mit den individuellen Daten gefüllt.

Alle E-Mail-Vorlagen können als Test-E-Mail versendet werden.

Weitere Informationen finden Sie hier:

> E-Mail-Vorlagen bearbeiten

> Vorlagen als Test-E-Mails senden

> E-Mail-Vorlagen auf Standard zurücksetzen