Für den Rechnungsversand per E-Mail stehen Ihnen im Invoice Delivery Service die folgenden beiden Vorlagen zur Verfügung:
Rechnung mit Downloadlink: enthält einen direkten Link zum Herunterladen der Rechnungsdatei
Rechnung mit Downloadlink & Anhang: enthält einen direkten Link zum Herunterladen der Rechnungsdatei und die Rechnung als Dateianhang
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Hinweis: Welche Vorlage verwendet wird, entscheiden die Angaben zum Rechnungsversand, die Sie in den Eingangsdaten pro Rechnung festlegen. Enthalten die Eingangsdaten keine Angaben, dann werden die Einstellungen übernommen, die Sie im Menüpunkt Einstellungen > Grundlegende Einstellungen vorgenommen haben. > Rechnungen als „Downloadlink“ oder „Downloadlink & Anhang“ versenden |
Die E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst und beispielsweise mit einem Unternehmenslogo versehen werden. Sie können aber jederzeit auf den ursprünglich von SEEBURGER vorgegebenen Standardtext zurückgesetzt werden.
Die E-Mail-Vorlagen können in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch hinterlegt und im E-Mail-Editor bearbeitet werden. Diese drei Sprachen können jeweils hinzugefügt oder entfernt werden. Eine dieser Sprachen kann als Standard festgelegt werden, d.h. die Vorlage in dieser Sprache wird Ihnen immer beim Öffnen des E-Mail-Editors angezeigt.
Hinweis: Die Sprache der E-Mail-Texte wird im Eingangsformat festgelegt. Wird in den Eingangsdaten keine Sprache vorgegeben, dann wird standardmäßig die englischsprachige E-Mail-Vorlage verwendet. |
Mithilfe von Variablen, wie z.B. der Rechnungsnummer, können E-Mail-Vorlagen allgemeingültig für alle Empfänger verfasst werden. Die Variablen werden beim Versand automatisch mit den individuellen Daten gefüllt.
Hinweis: Bitte fügen Sie die Variable „Applink & Cloud-Registrierungslink“ in die E-Mail-Vorlagen ein. Die Variable erzeugt in der E-Mail einen Link, über den sich Rechnungsempfänger, die noch nicht im SeeburgerKundenportal registriert sind, registrieren können. Vorteil: Kunden der Seeburger Cloud können eingehende Rechnungen in der App Invoices herunterladen und verwalten. Bereits registrierte Kunden werden über den erzeugten Link direkt in die App Invoices weitergeleitet. |
Alle E-Mail-Vorlagen können als Test-E-Mail versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie hier:
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